Koronavirüs Döneminde Şirket Yönetmek

Covid-19 virüs krizi, Çin’in dışında da etkili oluyor. Kamu sağlık sistemlerinin bu yayılmayı kontrol etmesi için kararlı bir tepki verilmesi gerekiyor.

Şu açık ve net ki üzerinde durmamız gereken temel nokta hastalığın kendisinin kontamine edilmesi ve yayılmasının önlenmesi olmalı. Ancak salgının ekonomik etkileri de oldukça ciddi boyuta varabilir ve birçok ülke hızla gelişen olayların olduğu bir bağlamda durumu anlamaya, tepki vermeye ve dersler çıkarmaya çalışıyor. Haberler akmaya devam ettikçe beklenmeyen değişimler olması muhtemel ve resmin tamamını görmek için henüz erken.

Bunlara karşın ülkelerin farklı hazırlık seviyesinde oldukları gerçeği, olası yıkıcı etkiler ve krize hazırlıklı olmanın sağlayabileceği faydalar göz önüne aldığında bugüne dek öğrendiklerimizi sorgulamamız önem kazanıyor. Süregelen analizlerimiz ve dünyanın farklı noktalarında bulunan müşterilerimizden öğrendiklerimiz çerçevesinde ortaya çıkacak yeni durumlara cevap vermek, iletişim ve öğrenimleri anlamak ve uygulamak konularında 12 önemli ders olduğunu düşünüyoruz.

1) İstihbaratınızı günlük bazda güncelleyin.

Olaylar inanılmaz bir hızla gelişiyor ve resim her gün değişiyor. Daha birkaç gün öncesinde bu salgının genelde Çin sınırları içinde kaldığı ve büyük ölçüde kontrol altına alındığı düşünülüyordu. Sonra Çin dışında da vaka görülen noktalar olduğu anlaşıldı. Bunlar yeni bir aşamanın ve salgını kontamine etmektense yayılmasını önlemeye dair yeni bir strateji ihtiyacının göstergesiydi. Biz, ilk aşamada 72 saatte bir iletişim güncellemesi yapmayı planlamıştık ancak artık bunu günlük baza çektik. Sadece verilerin güncellenmesiyle de yetinmiyoruz, genel perspektifin çerçevesini de sürekli güncellemeye çalışıyoruz.

2) Abartmalardan / yanlış haberlerden kaçının.

Medya, genelde büyük resme değil de yeni habere odaklanma eğilimi gösterir ve bazen kati gerçekler, teyit edilmemiş haberler ve spekülasyon arasındaki dengeyi kaybedebilir. Dün duyduğunuz haberlerin bugün alacağınız kararları etkileme olasılığı yüksektir. İster teknoloji alanında ister yeni bir kriz hakkında olsun, hızla değişen bilgilere maruz kaldığınızda zayıf sinyalleri göz ardı etmeye başlarsınız. Olayın tamamını anlamadan, sıcak ve taze bilgilere göre tepkilerinizi şekillendirirsiniz. Güncel haberleri özümserken harekete geçmeden önce haberin kaynağını çok dikkatlice araştırın.

3) Bilginin var olması bilgilenmenin gerçekleştiğini göstermez.

Bağlantı dünyasında yaşıyoruz ve çalışanlarınızın da birçok bilgi kaynağına doğrudan erişimi var. Liderler dış kaynaklardan yeterince bilgi alındığını ve içeride ekstra bir şey yapmaya gerek kalmadığını düşünebilir. Ancak bulgularımız şunu gösteriyor: Gerçekler ve olası etkiler hakkında zamanında ve kaliteli bir iletişim sağlamanın değeri çok yüksektir. Böylelikle boşuna enerji harcanmaz ve herkesin farklı yorumlara kapılmasının önüne geçilir.

4) Uzman görüşlerini ve öngörüleri dikkatli kullanın.

Epidemiyoloji, viroloji, kamu sağlığı, lojistik ve diğer disiplinlerden gelen uzmanlar karmaşık ve değişken bilgiyi yorumlama anlamında çok değerli kaynaklardır. Ancak optimal kontaminasyon politikaları ve ekonomik etkiler gibi bazı konularda uzmanların da farklı görüşleri olabilir. Bu nedenle birden fazla kaynağa başvurmak önemlidir. Her bir salgın tahmin edilemez ve kendine has özellikler içerir ve mevcut salgın hakkında hâlâ öğrenmemiz gereken çok şey var. Neler olup bittiğini ve çözümleri anlamak için adım adım, ampirik bir yaklaşım sergilemelisiniz. Tek bir uzmanın güdümüne girmeniz riskli olabilir.

5) Neler olup bittiğine dair anladıklarınızı sürekli güncelleyin.

Duruma dair sentezinizi ve bu durumla baş etmeye yönelik planınızı kağıt üzerine taşıdığınızda atalete kapılabilirsiniz. Bir Çin atasözü şöyle der: “Büyük generaller emirleri sabah verir, akşam değiştirir.”

Ancak büyük kurumlar genelde çok da esnek değildir. Yöneticiler tamamen emin olmadıkça mevcut planlardan sağmaya pek yanaşmazlar. Kararsız veya hatalı görünmemek veya kurumda bir kafa karışıklığına neden olmamak için bu planları değiştirmeye sıcak bakmayabilirler. Zamanla değişen ve “şu anki en iyi bakış açısı” olarak adlandırabileceğiniz yaşayan bir döküman oluşturmak kurumun hızla değişen duruma ayak uydurması açısından çok önemlidir.

6) Bürokrasiye dikkat edin.

Farklı, hassas veya yüksek profilli konular genelde üst yönetimin; kurumsal ilişkiler, hukuk, risk yönetimi ve daha birçok fonksiyonun ilgi alanına girebilir. Bunları her biri iletişime dair kendi önerisini getirir ve bakış açısının genelleşmesine, süreçlerin yavaşlayıp karmaşıklaşmasına neden olabilir.

Küçük, güvenilir bir ekip oluşturmak ve bu ekibe hızlı, taktiksel karar alma yetkisi vermek önemlidir. Her gün yeni ve önemli bir bilginin gün ışığına çıktığı süreçlerde iletişimi sürekli değiştirmeye çalışmak zarar verici olabilir. İçerideki adaptasyon sürecinin hızını dış olayların gelişim hızına yakın hale getirmeye çalışın.

Yaşayan bir dijital döküman oluşturduğunuzda bunu kolaylıkla güncellediğiniz veya silebildiğiniz için ayrı ayrı düzenlenmiş birçok dokümanı inceleme ve onaylama süreçlerini kısaltır ve riskleri azaltırsınız. Ayrıca, gerçekler, hipotezler ve spekülasyonlar arasındaki farkı görebilirseniz çok daha detaylı bir resim ortaya koyabilirsiniz.

7) Vereceğiniz tepkinin aşağıdaki yedi boyutu dikkate alan bir dengede olmasını sağlayın:

  • İletişim: Çalışanlarınız birbiriyle çelişen bilgiler edinir ve en doğru hamlenin ne olduğuna dair kafa karışıklığı ve tedirginlik yaşamaya başlayabilir. Politikalarınızı doğru zamanda, net ve dengeli biçimde ilettiğinizden emin olun. Ayrıca, politikaların arkasında yatan bağlamsal bilginin ve mantığın anlaşılmasını sağlayın. Böylece çalışanlarınız kendi anlayışlarını derinleştirebilir ve beklenmeyen durumlarda ne yapacaklarını daha iyi bilebilirler.

  • Çalışanların ihtiyaçları: Seyahat ve bir araya gelme konusundaki kısıtlamalar çalışanlarınızın eğitim, sağlık, günlük işler ve benzeri durumlara dair rutinlerini değiştirebilir. Bu gibi durumları öngörmeli ve bunlara dair çözümler geliştirmelisiniz. Çalışanlarınızın ihtiyaç duyacakları bilgileri edinecekleri bir merkezi yapı kurgulamalısınız. Bu ihtiyaçların birçoğu konuma göre değişiklik gösterebilir. Bu nedenle çok katmanlı bir politika belirlemelisiniz.

  • Seyahat: Seyahat politikalarınızın çalışanlarınızın nerelere gidebileceği, nerelere neden dolayı gidemeyeceği, hangi izinlerin gerektiği gibi kuralları içerdiğinden emin olun.

  • Uzaktan çalışma: Nasıl başvurulacağı, nasıl çalışılacağı ve incelemelerin nasıl yapılacağı konularında politikalarınız açık ve net olsun. Örneğin Çin gibi bazı ülkelerde uzaktan çalışma pek yaygın değildir. Bu nedenle tahmininizden daha fazla açıklama bilgi vermek durumunda kalabilirsiniz.